Konferensservicen som endast är ett knapptryck bort

Laxbutiken i Heberg, strax utanför Falkenberg, väljer LOTS servicesystem för att öka servicegraden  till sina konferensgäster.  Nu genomförs konferenserna helt utan onödiga avbrott, vilket innebär att konferenser hos Laxbutiken är både produktiva och kostnadseffektiva. Deltagarna kan helt ägna sin tid och uppmärksamhet åt konferensens syfte, utan oplanerade och tidsödande störningar.

LOTS servicesystem består av en eller flera trådlösa Serviceknappar som kopplas till personsökare. Serviceknappen placeras i konferenslokalen och när deltagarna önskar hjälp behöver de inte ägna dyrbar konferenstid åt att söka efter personal. För när hjälpen väl behövs är den endast ett knapptryck bort.

Tidigare fick konferensdeltagarna själva gå ut och söka upp någon i personalen om de ville fråga något eller be om teknisk assistans. Det var tid som ”stals” från själva ändamålet med konferensen. Avbrott har en tendens att påverka konferensdeltagarna, man tappar fokus och värdefull tid ägnas åt fel saker. Även tidplanen påverkas av att för mycket tid läggs på oplanerade stopp.

Nöjda kunder återvänder oftare till konferensanläggningar som erbjuder personlig och genomtänkt service. Bokningarna fylls på och intäkterna ökar.

Jessica Bengtsson arbetar som konferensvärdinna på Laxbutiken är tillsammans med sina kollegor mycket nöjda med LOTS servicesystemet. Personalen på konferensanläggningar är till för gästerna och inte tvärtom. Tid som slösas bort kan innebära att väsentligheter under en konferens inte hinns med.

– Vi lägger in serviceknappen i konferenslokalerna och när någon deltagare vill ha hjälp trycker de på knappen och signalen går till våra personsökare. Vi är snabbt på plats och kan hjälpa till.

– I regel kommer de ansvarig för konferenserna redan klockan åtta för att förbereda sina konferenser som börjar först klockan nio.  Under den första timmen är man oftast själv och inte alltid på plats vid receptionen. Våra gäster ska inte behöva leta efter oss. Nu använder de serviceknappen, signalen går fram direkt, och vi infinner oss snabbt.

Servicesystemet nyttjas mycket effektivt. Knapparna är inte fastmonterade utan placeras i de konferensrum som är bokade. Personalen bestämmer själv till vilka personsökare respektive knapp kopplas till.

Laxbutiken startade som restaurang och butik med lax som specialitet. Från började hade de fyra något mindre konferensrum till vilka LOTS levererade ett servicesystem redan i mars 2013.

I dag har de utökat till tio konferensrum och ett glasscafé och servicesystemet som är flexibelt byggdes enkelt ut till flera konferensrum och andra ändamål.

– Internt har vi breddat användningsområdet ytterligare, berättar Jessica Bengtsson. När inte alla knappar är upptagna i konferensrummen kan vi använda dem i vår butik eller i glasscaféet. Om personalen där tillfälligt får mycket att göra använder de servicesystemet och någon av oss går genast dit för att hjälpa till. Kunderna ska inte behöva köa, det är aldrig roligt.

Tidigare hade de en annan typ av funktion i butiken till personalmatsalen som personalen kunde använda när köerna började bli för långa. Men det fungerade aldrig riktigt bra, konstaterar Jessica Bengtsson.

– Nu använder vi Serviceknapparna och de funkar jättebra.  Både när vi väljer att använda dem internt, men framför allt i våra konferensrum. Våra kunder är mycket nöjda med utrustningen som både är smidigt och lätt att använda. Laxbutiken nyttjar servicesystemet optimalt.

När knappen var ny var det många konferensdeltagare som inte riktigt förstod vad den var till för och många testade att trycka på den.

– När vi kom och frågade vad de ville ha hjälp med, så såg de lite förvånade ut, säger Jessica Bengtsson och skrattar gott.  Därför har vi satt dit en text om att de kan trycka på knappen om de behöver hjälp. Många är överraskade över att tekniken finns och jag kan rekommendera fler konferensanläggningar att satsa på Serviceknappen. Ett enkelt, smidigt och flexibelt system som spar tid och är mycket effektivt, både för oss och för konferensgrupperna, avslutar Jessica Bengtsson.